Datenschutzerklärung für Mitarbeiter / Bewerber
1.) Kontaktdaten des Verantwortlichen
Asss Arbeitsschutzservice Struve e.K.
Lagerstraße 17, 20357 Hamburg
Tel.: (040) 80 79 400 30
Fax: (040) 80 79 400 31
Mail: info@asss.de
Inhaber: Hr. Manuel Struve
2.) Kontaktdaten Datenschutz
Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich direkt an den jeweiligen Ansprechpartner wenden:
Lagerstraße 17, 20357 Hamburg
Tel.: (040) 80 79 400 -34 oder -40
Mail: datenschutz@asss.de
3.) Zweck der Verarbeitung sowie Rechtsgrundlagen
Vor Eintritt in unser Unternehmen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Begründung eines Vertragsverhältnisses in gebotenem Umfang. Anhand Ihrer Bewerberdaten beurteilen wir, ob Sie für die Stelle, auf die Sie sich bewerben, geeignet sind. Führt Ihre Bewerbung zu einer Einstellung, werden Ihre relevanten Unterlagen zu Ihrer Personalakte hinzugefügt. Zur Erfüllung von Arbeitgeberpflichten werden Ihre personenbezogenen Daten während der Zeit Ihrer Beschäftigung bzw. nachlaufend zur Durchführung und/oder zur Beendigung des Vertragsverhältnisses verarbeitet.
4.) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Begründung, Durchführung und der Beendigung eines Vertragsverhältnisses, stellt insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dar.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten besonderen Kategorien („sensible Daten“) stützt sich zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.
5.) Empfänger der personenbezogenen Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Im Regelfall wird Ihre Bewerbung somit in erster Linie ausschließlich durch Personalverantwortliche gesichtet.
Darüber hinaus leiten wir Ihre personenbezogenen Daten an zusätzliche Empfänger außerhalb des Unternehmens weiter, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
- Bankdienstleister, ggf. Dienstleister zur Berechnung der Pensionsrückstellungen
- Dienstleister zur Abrechnung der Arbeitsentgelte (Steuerberater), Wirtschaftsprüfer
- Kranken-, Sozial- und Unfall-Versicherungsträger sowie sonstige Versicherungsunternehmen
- Behörden wie z.B. Finanzbehörden, Sozialkassen, Arbeitsagenturen, ggf. Sicherheits-, Gesundheits-, Straßenverkehrs- bzw. diesbezügliche Bußgeldstellen und sonstige Behörden
- Betriebsärztlicher Dienst
- Geschäftspartner und Kunden (dienstliche Kontaktdaten)
Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung besteht die Möglichkeit, dass von uns eingebundene Auftragsverarbeiter auf Ihre Daten zugreifen können. Auftragsverarbeiter stellen in der Regel Dienstleister (wie z.B. eine externe IT) dar, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten. Die weite Definition des Begriffs „Verarbeitung“ greift bereits, wenn ein Dienstleister unsere Systeme wartet und dabei die Möglichkeit besteht auf Daten zuzugreifen. Damit die Daten ausschließlich in dem Rahmen der jeweiligen Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, schließen wir im Vorfeld sog. „Auftragsverarbeitungsverträge“ ab. Darin verpflichtend festgehalten sind u.a. der genaue Gegenstand der Verarbeitung und notwendige technische sowie organisatorische Maßnahmen.
6.) Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. So ist die Speicherung neben der Begründung, Durchführung und Beendigung für die Abwehr oder Durchsetzung von zivilrechtlichen Ansprüchen, innerhalb der relevanten Verjährungsfristen, erforderlich. Die Verjährungsfristen können gemäß §§ 195 ff BGB bis zu dreißig Jahre betragen – die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuer-, handels- und abgaberechtliche sowie sonstige gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung / Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Bewerbungen, die nicht zu einer Einstellung führen, werden von uns nach spätestens 6 Monaten gelöscht. Wird eine längere Speicherung beabsichtigt, da wir Sie bspw. bei einem nachfolgendem Bewerbungsverfahren berücksichtigen möchten, werden wir dafür eine separate Einwilligung (nach Art 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) von Ihnen anfordern.
7.) Betroffenenrechte
Es besteht jederzeit die Möglichkeit, im Rahmen des Art. 15 DSGVO, kostenlos Auskunft über Ihre jeweiligen personenbezogenen Daten zu erhalten. Diese Auskunft wird innerhalb der gesetzlichen Fristen (in der Regel innerhalb eines Monats) von uns erteilt.
Im Rahmen der gesetzlich geltenden Bestimmungen (der Artikel 16, 17, 18, 20 und 21 DSGVO) haben Sie weiterhin das Recht auf:
- Berichtigung (bspw. zur Vervollständigung),
- Löschung (bspw. bei Wegfall der Zweckbestimmung),
- Einschränkung (bspw. beim Anzweifeln der Richtigkeit der Daten),
- Datenübertragbarkeit (bspw. bei einem Wechsel),
- Widerspruch (bspw. gegen eine Verarbeitung die sich auf das berechtigte Interesse stützt).
8.) Recht auf Widerruf
Uns gegenüber erteilte Einwilligungen, können gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
9.) Beschwerderecht bei einer Behörde
Sollten Sie sich in Ihren Rechten bzgl. der DSGVO verletzt sehen, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Behörde, insbesondere in Ihrem Bundesland, zu.
10.) Bereitstellung der Daten
Im Rahmen Ihrer Beschäftigung sind wir auf die Bereitstellung derjenigen personenbezogenen Daten angewiesen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir leider nicht in der Lage ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen zu begründen.
(Stand 05/2020)